ExporterOS 帮助文档

帮你把外贸或内贸业务跑顺的一切。如果有未覆盖的问题，发邮件给我们：[email protected]。

为什么选贸可盈

贸可盈是针对外贸创业者的现实处境设计的，这些处境你可能已经很熟悉：

  • B2B大平台门槛越来越高：头部平台外贸会员一年入场费五万元起，续费同样高昂，里面还充斥着假询盘——平台靠它制造繁荣假象、套牢用户续费，真实成单率远低于预期。
  • 做个电子画册要上千元：委托设计公司出一本图文精美的产品画册，一般要花一到五千元，来回改稿两周，产品更新了还要重做。
  • 自建网站加企业邮件每年几千块：买域名、租服务器、找建站、配企业邮箱，没三千元起不了步，且每年持续支出。经济不好的时候，每一笔都要量入为出。
  • 订阅制按月扣款：不管你这个月有没有出单、有没有询盘，账单照样来。积分当月不用就清零，买了等于浪费。
贸可盈怎么做： AI 直接生成企业网站和产品画册，零设计费，随时更新。企业邮箱 + 专属子域名合计每年只需 30 积分（约 ¥21）。PDF 单据导出永久免费。每一个 AI 动作都是你主动触发、看得见效果的——没有效果就不收费。
只用基本功能不碰 AI，注册赠送的 360 积分半年都用不完： 询盘管理、报价单、订单、库存、客户档案等核心功能全部免费，AI 功能按需付费。仅用基础设施（邮箱 + 子域名 + Telegram 通知）时，360 积分理论上可支撑数年；偶尔用 AI 的正常使用场景下，保守估计也能轻松覆盖半年以上。

系统概览

ExporterOS 是专为中小外贸及内贸企业打造的一体化管理系统，覆盖从第一条客户询盘到收款回款的完整业务流程，包含报价、订单、单据、库存、供应商管理和财务模块。

不需要一次性把所有模块都配好。大多数团队从询盘和报价开始，用熟了再逐步接入后续流程。

外贸还是内贸？ 注册时选择业务模式——外贸（含 PI/CI/PL 单据、英文建站）、内贸（人民币、国内客户字段）或外贸+内贸两者兼顾。选定后系统自动适配对应字段和功能，随时可在设置中更改。
界面语言： 系统支持中文 / English 双语界面。左侧导航栏顶部有语言切换按钮，点击即可随时在中英文之间切换，无需重新登录。
第一次用 ExporterOS？ 直接建一条询盘或报价单开始。系统会在每一步给出引导，边用边就会了。

公司设置

注册后进入设置，填写公司资料。这些信息会自动显示在所有 PDF 单据上——报价单、发票、装箱单等。

需要填写的内容

  • 公司名称（中英文均可填）
  • 地址——显示在单据和企业官网上
  • 电话和邮箱——客户在 PDF 上看到的联系方式
  • 银行账户信息——自动填入形式发票（PI）和商业发票（CI）
  • 公司印章——上传图片，打印在所有单据上
  • 默认货币——新建报价单时的默认币种（内贸模式自动锁定为人民币）
内贸模式说明： 内贸模式下，设置页自动隐藏英文公司资料和外汇账户等选项，联系人字段改为中文姓名，货币固定为 CNY。界面语言可通过左上角按钮单独切换。
提示： 现在填好银行账户信息，以后就不用每张发票单独改了。两分钟的事，省掉无数小时。

邀请团队成员

进入设置 → 团队成员添加同事。每个人分配一个角色：销售、财务、仓库、采购或生产。他们只能看到与自己岗位相关的功能模块。

询盘管理

询盘就是客户发来的、询问产品或价格的任何消息。ExporterOS 帮你把每一条询盘整理归档，并帮你判断该把精力放在哪里。

录入询盘

1
打开询盘模块，点击"新建询盘"填写客户名称（或从已有客户中选择），录入询盘内容，选择来源（邮件、展会、官网等）。
2
让 AI 分析点击 AI 分析按钮，几秒内即可看到评分（0–100）、简要摘要，以及买家最可能关注的重点。
3
跟进处理评分高的询盘可以直接在当前页面转换为报价单。评分低的可以打标签，稍后再看。

AI 评分含义

  • 80–100：购买意向强——需求明确、数量具体、表达专业。优先跟进。
  • 50–79：有实际兴趣，但还在探询阶段。值得回复，但先别过度投入。
  • 50 以下：内容模糊或明显不匹配。简短回复或跳过。
注意： AI 分析每次消耗账户积分。注册即赠 360 积分，够分析数百条询盘，不需要马上充值。

询盘全流程动态图

下图展示从收到询盘到最终回复或报价的完整路径——黄色光点追踪 AI 快速回复路径，紫色光点追踪人工报价路径。

报价单

报价单是你发给买家的正式报价文件。ExporterOS 生成专业的 PDF 报价单，包含公司抬头、产品明细、付款条件和签名栏。

新建报价单

1
从询盘发起或直接新建在询盘页面点击"创建报价单"，或进入报价单模块点"新建"。选择客户，设定币种。
2
添加产品明细从产品库中选择商品，填写数量、单价和折扣，合计金额自动计算。
3
设定贸易条款选择贸易术语（FOB / CIF / EXW 等）、付款方式（T/T / L/C 等）、有效期和交货期。
4
生成并发送 PDF点击"生成 PDF"，下载后附在邮件里发给买家，或直接复制链接。买家看到的是带有你公司品牌的专业文件。

报价单转订单

买家确认后，打开该报价单点击转为订单。所有产品明细、定价和客户信息自动带入，无需重新录入。

提示： 同一客户可以同时有多张报价单，分别对应不同价格档次或产品组合，客户确认哪张就转哪张。

报价单全流程动态图

从询盘发起到成交的完整报价路径——绿色光点追踪主线，黄色光点追踪直接新建路径。

订单管理

报价单确认后，ExporterOS 全程追踪订单状态，直到收款。

订单状态流转

1
已确认买家已同意，订单入系统。
2
生产中工单已发给生产部门或工厂。
3
备货中采购单已发给供应商。
4
已入库货物已收到并入仓。
5
已发货出库记录已创建，出口单据已开具。
6
已完成款项已到账，订单关闭。

状态随工作流自动更新。如果某个环节在系统外处理，也可以手动修改状态。

出口单据——PI / CI / PL （外贸模式专属）

ExporterOS 自动生成外贸出口三大核心单据的 PDF，所有数据从订单直接拉取，无需重复录入。此模块仅对外贸和外贸+内贸模式账户可见，纯内贸模式下导航栏中不显示。

形式发票（PI）

装船前的价格确认文件，常用于开立信用证或申请预付款。从任意已确认订单创建 PI，包含银行账户信息、贸易术语和产品明细。买家签字后可退回作为成交确认。

商业发票（CI）

随货走海关的正式发票，显示实际交易金额、HS 编码（如已填写）和原产地。

  • 确认前可以创建多个草稿版本
  • 一旦确认即锁定，防止货物发出后误改
  • 每批货物只能确认一张 CI，系统自动防止重复

装箱单（PL）

发货明细单，包含纸箱数量、毛重、净重、尺寸（长×宽×高）和体积（CBM），从已确认的 CI 创建。货代和报关行都会用到这份单据。

三份单据均包含你的公司印章（在设置中上传）、公司抬头和签名栏，可直接发给货代或买家，无需额外排版。

供应商与生产

工单

订单需要投产时，在订单详情页创建工单，附上产品规格、数量和要求完成日期，发给生产团队或工厂。可在工单模块追踪生产进度。

如果是自主生产，可以选择内部生产部门作为"供应商"，完工后直接做完工入库，全程无需创建采购单。

采购单

需要向外部供应商采购物料或成品时，创建采购单。每张采购单关联对应订单，随时能查到"为什么买这批货"。

  • 设置预计到货日期并跟踪实际到货
  • 随时记录每张采购单的付款进度
  • 未付款项在财务模块中自动可见

供应商档案

为每家供应商建立完整档案：联系人、银行账户、付款条款，以及所有历史采购单记录。谈判时或审查供应链时很有用。

库存管理

ExporterOS 实时追踪一个或多个仓库的库存数量。

收货入库

采购单货物到达后，创建入库单，录入实际收到的商品和数量，库存立即更新。如果数量与采购单不符，差异会被记录存档。

发货出库

货物出仓发往买家时，创建出库记录。系统自动扣减库存并关联订单，且不允许超出库存数量发货。

提示： 如果有多个仓库（工厂仓、保税仓、第三方物流），可以分别建立，并支持仓间调拨。

财务与报表

应收账款

系统根据已确认的商业发票（CI）自动计算每个客户的欠款金额。收到货款后，在对应订单下记录回款，未结余额实时更新。可为任意客户生成对账单 PDF。

应付账款

系统根据采购单显示你欠各供应商的款项，随时记录付款动作。应付账款视图清晰展示哪些采购单未付、部分付款或已结清。

月度与年度报表

报表页面按月汇总营收，以当月完成的订单为统计口径，可切换年份纵向对比业绩，所有金额按原始货币计算。

重要： ExporterOS 是业务管理工具，不是经过认证的会计软件。这里的财务数据供经营参考，不能替代正规会计或税务申报。法定报告请务必配合专业会计师处理。

AI 功能

ExporterOS 的 AI 功能针对特定高价值场景提效，始终按需触发——不会在你不知情的情况下自动运行。

🎯
询盘评分

点击"AI 分析"后，AI 读取询盘内容并给出 0–100 的评分，附一段摘要和关键要点——早上有 20 条询盘需要筛选时，这个功能特别好用。

👤
客户背景调查

新增客户时可触发 AI 背景分析，了解该公司的规模、主营市场和公开口碑，帮你判断如何定位和跟进。调查通常需要 30–60 秒，完成后自动显示结果，无需刷新页面。

🌐
企业网站 / 画册生成

AI 利用你的产品目录和补充信息，自动生成产品展示网站和企业画册 PDF，托管在专属子域名下。外贸模式生成英文版，内贸模式生成中文版，语言和字段随业务模式自动切换，无需手动配置。

积分

AI 功能消耗账户积分。注册即赠 360 积分，足够开始使用。积分余额和消费记录可在设置 → 积分与服务中查看。

AI 寻客

AI 寻客是贸可盈的主动开发模块——与你的专属 AI 助手对话，描述目标买家画像，它自动在全球互联网上搜寻符合条件的企业，筛选相关性后逐一呈现。确认的线索直接进入你的私有潜在客户库，随时可以展开后续营销动作。

基本流程

1
与 AI 助手完成初始设置首次进入「AI 寻客」，助手会通过几轮对话了解你的产品和目标买家画像——买什么、哪个国家、什么类型的公司。设置完成后即可开始搜索。
2
发起搜索（消耗 3 积分）告诉助手你想找哪个方向，例如"找波兰的换热器制造商"，助手确认后开始搜索，通常 1–2 分钟内返回结果。
3
逐一审阅线索每家企业附带名称、主营方向、网址和匹配度评分，你可以点"加入库"或"跳过"。反馈越多，下次搜索越准。
4
线索入库，开展后续营销确认的企业进入你的私有潜在客户库，可在「寻客」页面统一管理。后续可直接发开发信、转为正式客户档案并跟进，整个开发链路在同一系统内闭环。
越用越准： AI 助手会记住你对线索的反馈，自动调整下次搜索逻辑。你不满意的类型不会再出现，你认可的方向会被持续深挖。
提示： 搜索时可以用中文直接描述，例如"帮我找土耳其做制冷设备的"——助手会自动解析目标行业和地区，无需手动切换语言或填写表单。

企业网站 / 产品画册

每个 ExporterOS 账户都可以拥有一个专业的产品展示网站和企业画册，由 AI 从你的产品目录自动生成，语言风格根据业务模式自动适配。

你能得到什么

  • 外贸模式：英文 B2B 产品展示页，吸引海外买家；补充信息包括 WhatsApp、目标市场、货运条款
  • 内贸模式：中文产品展示页，适配国内客户；补充信息改为联系微信/电话、主要市场、结算方式、交货方式
  • 客户可直接在页面提交询盘——询盘自动进入你的 ExporterOS 收件箱
  • 专属子域名：yourcompany.exporteros.com

如何开通

1
在设置中配置公司标识（slug）这将成为你的子域名和平台邮箱前缀。
2
开通子域名服务（20 积分/年）开通后立即生效。
3
进入「官网」或「画册」，点击"生成"填写补充信息，AI 自动生成并发布，通常 30 秒内完成。界面语言和字段已根据你的业务模式自动调整。

产品目录更新后可以随时重新生成网站（每次消耗 8 积分）。

Telegram 机器人

ExporterOS 内置 Telegram 机器人，让你在手机上随时掌握业务动态，无需打开浏览器。

绑定账号

1
进入设置 → Telegram 通知点击"绑定 Telegram"，系统生成一个一次性验证码。
2
在 Telegram 中搜索我们的机器人向机器人发送 /link 验证码，即完成绑定。
3
开启推送绑定后，新询盘到达、订单确认、账期提醒等事件会即时推送到你的 Telegram。

全部命令

命令 功能
/today 今日摘要——新询盘数、待处理订单、今日到账
/inquiries 查看最新的几条未处理询盘
/balance 查看当前账户积分余额
/alerts 查看所有待处理提醒（账期、跟进、到货）
/search 关键词 搜索客户名称或产品名称
/quote 用自然语言创建报价单，例如 "给 Acme 报 100 套 FOB $12"
/help 显示所有可用命令列表
/link 验证码 首次绑定账号使用
发送图片 AI 识别名片图片，自动提取联系人信息并创建客户档案
名片扫描：展会上拿到名片，直接拍照发给 Telegram 机器人，AI 自动读取姓名、公司、职位、邮箱、电话，在系统里创建客户档案，无需手动录入。

安装为手机 App

贸可盈支持 PWA（Progressive Web App）——可以像原生 App 一样安装到手机桌面，离线也能加载界面，手机图标一键直达，还支持推送角标提醒。

安装方法

1
在手机浏览器打开 app.exporteros.com登录账号后，系统会自动检测你的环境。
2
点击浏览器的"添加到主屏幕"iOS Safari：点击底部分享按钮 → 添加到主屏幕。Android Chrome：点击右上角菜单 → 安装应用。
3
从桌面图标打开安装后点击桌面图标即可直接进入系统，不需要先打开浏览器再输网址。
角标通知：安装后，当你有未读询盘或待处理提醒时，App 图标会显示数字角标，就像微信消息一样——不需要打开 App 就能知道有多少待处理事项。
提示：PWA 在 iOS 16.4+ 和 Android Chrome 最新版本支持完整功能。如果角标不显示，请确保系统已允许该 App 的通知权限。

团队与权限

ExporterOS 采用 9 坑位角色体系。注册时 9 个坑位全归你自己——你一个人兼所有职能。随着团队扩张，把坑位分配给同事即可。

角色说明

  • 所有者——全功能访问，包括设置和账单
  • 销售——客户、询盘、报价单、订单
  • 财务——应收、应付、报表
  • 采购——供应商、采购单
  • 仓库——入库单、库存、出库
  • 生产——工单

添加团队成员

进入设置 → 团队成员，点击添加成员，填写邮箱并选择角色。对方会收到包含登录链接的邀请邮件，使用自己的邮箱独立登录，无需共用密码。

注意： 团队成员各自登录，但共享公司数据。销售角色可以看到所有客户询盘，而不只是自己的。目前不支持按人员过滤数据的细粒度权限。

数据导出与账号管理

如果你需要备份所有业务数据，或计划注销账号，可以随时自助下载完整数据包。

如何导出数据

进入设置 → 危险操作，找到"下载 JSON 备份"。点击后，系统将你所有的客户、询盘、订单、产品、单据等数据打包为 JSON 文件并直接下载到你的设备——整个过程完全在你自己的浏览器和设备上完成，我们的服务器不留存任何副本。

导出额度

  • 从未充值的账号：每月 1 次免费导出
  • 曾经充值过的账号：每月 2 次免费导出
  • 超出免费额度后：每次扣 3 积分
隐私承诺：数据导出是完全自助的，平台不会代替你发送或保管数据，也不需要你提交任何申请。数据属于你，随时取走。

还有其他问题？发邮件给我们：[email protected]，通常 24 小时内回复。

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